Functieomschrijving

Omschrijving van de rol:

Als officemanager ben je een onmisbare schakel voor ons team tijdens de dagelijkse bedrijfsvoering. Je ondersteunt de directie en overige collega’s in de breedste zin van het woord. Van agendabeheer voor de directie en het voorbereiden en voorzitten van vergaderingen voor onze veiligheidscertificeringen waaronder VCA en de Safety Culture Ladder tot het verzorgen van notulen en bijbehorende deeltaken, jij bent de facilitator die zorgt dat alles op rolletjes verloopt.

Verder is het is jouw missie om de huidige bedrijfsprocessen te optimaliseren en verder uit te bouwen. Je weet hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden en zaken kort en bondig samen te vatten zonder afbreuk te doen aan de inhoud. Je bent een organisatie talent en weet de juiste prioriteiten te stellen en focus te houden.

Naast je andere taken, ben je verantwoordelijk voor diverse administratieve en HR-gerelateerde werkzaamheden, waaronder vanuit de rol van meewerkend voorman het aansturen van de financiële- en projectadministratie. Je bent de HR adviseur voor de Directie betreffende de huidige HR wetgeving, verzorgt de salarisadministratie en meld het personeel aan voor toegang tot de verschillende werklocaties.

Daarnaast ben je actief betrokken bij commerciële werkzaamheden, zoals werken in het CRM pakket en assisteren bij het opstellen en uitwerken van offertes. Tevens ben je kennisdrager van ons interne ERP pakket.

Als bewaker van onze cultuur zorg je ervoor dat het kantoor er tiptop uitziet, alle kantoorbenodigdheden aanwezig zijn en onze website en verdere bedrijfsuitingen op social media wekelijks worden bijgehouden.

Kortom een veelzijdige functie binnen een snel groeiende dynamische organisatie.

Wat ga je doen?

• Ondersteuning aan de directie als (PA) personal assistent / directiesecretaresse;
• Sales- en marketing support, opstellen van offertes, registratie van aanvragen en opdrachten, communicatie met klanten en leveranciers;
• Schrijven van stukken voor plaatsing op diverse social media platformen, verrichten van aanpassingen op onze website e.d.;
• Signaleren, vastleggen en opvolgen van disputen in sales, operations en finance;
• Je geeft leiding aan je collega Finance- en Projectadministratie en werkt hands-on mee in het ERP systeem aan projectadministratie en overige administratieve taken;
• Je bent verantwoordelijk voor een efficiënte uitvoering van de debiteuren- en crediteurenadministratie en stuurt bij waar nodig;
• Je bent de beheerder voor onze VCA en SCL certificeringen en zorg samen met de Operations Manager voor een optimale implementatie hiervan;
• Je bent de facilitair beheerder van de locatie en aanspreekpunt voor de verschillende verzekeringen, IT/telefoon, wagenpark en tankpassenbeheer;
• Je verzorgt samen met je collega van de werkvoorbereiding voor inkoop van voorraad artikelen en/of projectmatige materialen;
• Je assisteert je logistieke collega’s met het financieel afwikkelen van een project;
• Vanuit HR oogpunt zorg je dat voordat eigen, inhuur of personeel van onderaannemers worden ingezet alle vereiste certificeringen en diploma’s aantoonbaar up to date zijn;
• Je zorgt voor een juiste uitvoering van HR-processen bij aanname en uit dienst treden en verzorgt het contractbeheer;
• Je verzorgt de coördinatie van de onboarding van nieuwe collega’s;
• Je bent de kennisdrager voor HR beleid en regels over ziekteverzuim en verlof;
• Je handelt de volgende administratieve HR-zaken zelfstandig af, zoals werkgeversverklaringen, controle urenregistratie en voorbereiden verloningsadministratie.

In deze functie is het belangrijk dat je initiatief durft te nemen en gestructureerd kunt werken. Je bent communicatief sterk en werkt altijd nauwkeurig en integer. Je gaat de uitdaging in het creëren van overzicht en optimaliseren van processen graag aan.

Dit ben jij

Jij presteert goed onder druk, bent in staat om flink wat hooi op je vork te nemen en weet daarbij je grenzen aan te geven. Daarnaast werk je accuraat en heb je van nature een goed gevoel voor organiseren, structureren en plannen. Werken met programma’s uit het Office pakket, CRM en ERP systemen zijn jou op het lijf geschreven.

Werken met ons interne ERP systeem leren we je wel. Wij vinden het belangrijk dat jij je als een vis in het water voelt in een hectische en sales gedreven organisatie. 

Wat voor kandidaat we zoeken:

• Je hebt een afgeronde HBO opleiding of aantoonbaar uit ervaring opgedaan werk- en denkniveau;
• Enkele jaren relevante werkervaring in een office management met HR rol;
• Je houdt van regelen en de administratie netjes op orde houden;
• Je bent dynamisch en kan snel en flexibel schakelen;
• Je bent enthousiast, een optimist en werkt graag zelfstandig als in een groep;
• Je bent leergierig en staat open om nieuwe dingen te leren;
• Je Nederlandse taal goed beheerst in woord en geschrift;
• Je beheerst de Engelse taal op een professioneel niveau in woord en geschrift.

Wat wij bieden

Een afwisselende baan bij een professionele, gedreven, innoverende en hard groeiende organisatie. Wij stimuleren jouw persoonlijke ontwikkeling en de kans om mee te groeien met de organisatie binnen een van onze afdelingen.

• Een laptop en telefoon;
• Een gezellige en informele werkomgeving met leuke en enthousiaste collega’s;
• Een prettige werkomgeving vanuit ons magazijn te Son en Breugel;
• Een uitgebreid inwerktraject en coaching on the job;
• Mogelijkheden tot het volgen van opleidingen;
• Een uitstekend salaris passend bij jouw achtergrond en ervaring;
• Werken en plezier maken gaan hand in hand bij BUILLT en hebben daarom geregeld personeelsuitjes wat de sfeer binnen het bedrijf ten goede komt.
• Kortom, een veelzijdige functie binnen een gezellig en ambitieus familiebedrijf.

Een kijkje in ons bedrijf:

Het team bij BUILLT® is opgebouwd uit mensen met passie en jarenlange ervaring in de montage en verhuur van allerlei hulpconstructies (steigerwerk, betonondersteuningen en bekistingen), hoogwerkers, hefsteigers en overige diensten en producten voor de industrie, infra en bouw. We bestaan uit een team van mensen, met ieder hun eigen talent.

Vanuit de vestiging in Son en Breugel en op de lopende projecten wordt er door een ambitieus team hard gewerkt om onze landelijke klanten een zo goed mogelijke dienstverlening te verlenen. Als resultaat van de enorme groei is deze functie vrijgekomen.

Samen hard werken vanuit een operationele en commerciële blik, maar ook samen plezier maken en iets voor elkaar over hebben is waar we waarde aan hechten binnen BUILLT®.

EUR